MENJADI MODERATOR YANG HANDAL

Oleh : ARSAL BAM

(Widyaiswara Badan Diklat Prop.Sumbar )

      PENGERTIAN :

Seorang moderator ( Chairperson)  berbeda perannya dengan seorang guru di sekolah , dosen di Perguruan tinggi .atau Widyaiswara dalam Diklat Pemerintah . Dengan kata lain dia bukan memberikan pelajaran pada  peserta  , melainkan orang yang berperan penting terutama didalam Presentasi seminar , loka karya, satiaji dan diskusi panel. Dalam Presentasi , Moderator merupakan orang kedua  yang bertugas mengatur mekanisme kelangsungan urutan dan tata cara penyajian.

Untuk menjadi seorang moderator di perlukan syarat syarat, diantaranya tahu  tahu seluk beluk hal hal yang  di bicarakan  baik dalam seminar, Diskusi , loka karya dan lainya. Dasar pertimbangannya  adalah semata-mata untuk mengarahkan seminar, karena ia mestinya yang paling tahu tentang seluk beluk tema yang diseminarkan.Disamping itu dia menguasai teknik teknik serta prinsip prinsip komunikasi, terutama kumunikasi di depan publik.

·         Peran utama  moderator pada umumnya ada tiga  yaitu : mengarahkan (directing) dan memoderasi (moderating) dan  memediasi ( penengah ) bagi diskusi dalam rangka negosiasi. Dalam mengarahkan, ia menjaga agar acara  tidak melenceng dari tema. Dengan memoderasi, ia menjaga agar tidak ada satu orang atau satu ide tertentu yang terlalu mendominasi acara  sehingga ide lain jadi tidak ter explorasi. Sebagai  Mediasi ia mempertemukan  keinginan dan harapan harapan dari penyaji dan pendengar.

·         Peran  moderator dijabarkan dalam bentuk  tugas tugas yaitu:

Þ    Menyampaikan Pembukaan umum ;

Þ    Mengucapkan Salam dan   Selamat datang pada Peserta;

Þ    Menguraikan secara singkat latar belakang dan Menjelaskan tujuan presentasi

Þ    Memperkenalkan penyaji ;

Þ    Menentuan waktu dan mempersilahkan penyaji menyampaikan sajiannya.

Þ    Memberikan kesempatan kepada Floor ( peserta ) untuk bertanya dan menanggapi setelah sesi penyajian

LANGKAH LANGKAH YANG DIPERLUKAN

1. Persiapan :

A.  Mencari informasi tentang tema pertemuan dan selanjutkan  menyiapkan catatan tentang tema tersebut, menentukan kata-kata kunci, dan menyusun pertanyaan-pertanyaan kunci yang nantinya akan ditanyakan di dalam seminar. Di awal seminar ia dapat menuliskan terlebih dahulu poin-poin yang akan didiskusikan atau menggambarkan sebuah diagram yang mencerminkan ide yang akan didiskusikan. Untuk memenuhi hal diatas  anda diharapkan  melakukan  antara lain :

·       minta panitia untuk mengirimkan  handout dari pembicara, maksud dan tujuan pertemuan, lamanya acara ( waktu)

·       lakukan riset terhadap tema yang akan di bicarakan baik melalui perpustakaan, diskusi dengan pakar atau melaui browsing di internet.Namun Anda  tetap dianjurkan  membaca beberapa bagian dari handout/slide begitu Anda tiba di lokasi acara. Pengetahuan tentang materi yang akan disampaikan akan membantu Anda:

·       Meminta  biodata dari pembicara selengkapnya  mulai dari latar belakang pendidikan, pengalaman  termasuk hasil karya dan hobbynya

·       Menyampaikan biodata anda kepada panitia untuk dibacakan nantinya oleh pembawa acara ( MC)

Ada hal yang kayaknya sepele tetapi sebenarnya cukup penting yaitu mempersiapkan  kartu Informasi yang berukuran 10 X 10 Cm minimal 2 lembar yang berisi peringatan  sebagai contoh  ” Waktu Tinggal 5 menit lagi mohon dipadatkan materinya , terima kasih ”  dan kartu yang kedua berisi ” Waktu tinggal 2 menit lagi, mohon segera diakhiri , terima kasih  ” , disamping itu agar lebih efesien , anda dianjurkan untuk mempersiapkan form form yang akan dipergunakan waktu sesi tanya jawan .Form tersebut berisi antara lain  Nama penanya, asal penya  dan inti pertanyaan .

Disamping itu ,Seorang moderator haruslah seorang pendengar dan pembicara yang baik. Sebab ia harus mampu menangkap maksud sebuah pembicaraan dan membuatnya lebih jelas, termasuk juga kemampuan menerjemahkan sebuah pertanyaan yang kurang jelas menjadi jelas.

B.  Membuat kata-kata pembuka sesi yang berbobot dan tidak asal asalan. Jika narasumber atau pembicara anda orang terkenal, maka anda  harus hati hati, dalam arti anda memperioritaskan penghargaan terhadapnya .

Contoh Pembukaan Yang baik :

“ Assalamualaikum WW, Selamat Pagi, salam sejahtera bagi kita semua. Ibu  ibu dan Bapak Bapak sekalian, kita akan mulai penyajian berikut ini. Pertama tama kami ucapkan selamat datang pada ibu ibu dan bapak bapak dalam acara ini dengan judul “ ……………………………….”. Tujuan pertemuan ini adalah untuk membicarakan  bagaimana ………….

 Atau “ hadirin sekalian tujuan presentasi kita adalah untuk …………… . Sebelum kita melangkah ke acara penyajian ada baiknya kita memberkenalkan bapak penyaji :

 N a m a  ……………..

Jabatan ……………….

Instansi /organisasi/perusahaan : ..................

Alamat ............... “

Untuk mengangkat citra serta untuk menarik perhatian pada peserta , anda boleh manambahkan kalimat kalimat sebagai berikut  terutama setelah  memperkenalkan nama penyaji :  “Bapak ......... adalah seorang ahli dalam bidang ............, beliau telah bekerja  pada berbagai perusahaan atau beliau  pernah menjabat ............, untuk menyukseskan ......... dan beliau  telah menyampaikan presentasi di .......... ( sebutkan daerah daerah terkenal ) dengan topik ............... Beliau juga menulis buku ............. Kita berada disini  untuk mendengarkan  berbagai ide baru yang akan beliau sampaikan hari ini. Marilah kita sambut Bapak ............. “

Selanjutnya dalam penentuan waktu dan mekanisme tanya jawab : “ untuk tertibnya acara kita ini , ada baiknya kita sepakat pengalokasian waktu dan sesi tanya jawab :

“Waktu penyajian .......................... menit ; sesi tanya jawab ......... menit di akhir penyajian “

C. Mempersiapkan Busana . Anda diharapkan memilih busana yang sesuai  dan disarankan  sebagai berikut :

Bagi laki laki  disarankan berbusana  seperti uraian dibawah ini :

q  Stelan :Wool  bersuasana tropis, Warna Gelap, Jangan pakai Rompi, (akan mengganggu pernapasan dan bergerak) Bukalah kancing jas waktu duduk dan kancinglah saat berdiri.

q  Baju :Bahan katun atau campuran katun ( warna Putih , Terang , Kecuali  tampil di cahaya terang dlm Studio TV, film dan sinetron Lengan panjang dengan kancing tenggelam  atau corak klasik

q  D a s i :Bahan sutera  dengan corak yang sederhana atau terang (Konservative).

q   Perhiasan :  baik kalau memakai Jam tangan ,cincin, juga peniti,  hindari jenis perhiasan yang mencolok dan menarik perhatian orang

q   Sepatu  :  Dianjurkan sepatu warna hitam (konservatif) di semir mengkilat.

q  Rambut :  Rambut terpotong rapi / bersih diatas telinga.

Bagi Wanita Disarankan sebagai berikut :

§  Stelan :bahan wool dan sutera, dengan potongan  yang baik dan cocok Coraknya nya harus konservatif , rok sepanjang lutut dianjurkan sebagai pakaian standard. Pilihlah warna warna konservatif

§  Blus : bahan katun ,sutera ; Warna dan corak harus konservatif; Bagian depan rendah dan berkerut dapat diterima asal tidak berlebihan

§  Gaun: bahan  katun, wol , sutera Warna dan gaya harus konservatif ;Corak yang ramai dan berkerah jatuh juga dapat diterima asal tidak berlebihan

§  D a s i: hanyalah  sebuah pilihan bukan keharusan; Dasi dari perancang merupakan pilihan terbaik dan syal sutera merupakan alternatif yang baik pula.

§  Stocking:  Warna netral; konservatif, tetapi dijaga agar tidak mencolok

§  Sepatu:  sepatu dengan ujung tertutup dan sedikit tinggi tumitnya.  warna  konservatif , cocok dengan warna pakaian; Janganlah memakai sepatu karet,   sepatu terbuka dan bertali pengikat ke belakang

§  Rambut:   seberapa panjang dan gaya dapat diterima . Jadilah konservatif dan   hindarilah gaya yang berlebihan; Jagalah rambut anda agar tidak menutup   wajah, khususnya mata;  Jika menggunakan pewarna rambut , gunakanlah yang konservatif ,   sesuaikanlah dengan corak kulit  dan jangan terlalu nyata  sehingga ketahuan   rambut anda di cat .

§  Perhiasan :cukuplah memakai mutiara, jangan memakai intan;hindari perhiasan telinga dan leher yang mencolok .

§  Dandanan :tidak berlebihan kecuali penampilan didepan Video dan pembuatan film;

Sebagai catatan ,  usahakan Busana anda  tidak tampak lebih keren secara menonjol ketimbang sang narasumber/ penyaji . Dengan baju yang mencolok apalagi dandanan yang berlebihan, itu akan membuat perhatian audience dan pemirsa dokumentasi foto/film menjadi teralihkan secara serius pada Anda. n

Sebelum acara dimulai , disarankan anda menjalin komunikasi interpersonal dengan nara sumber/ pembicara , terutama mereviewe  kembali tentang apa yang akan mereka bawakan dan sekaligus akan menciptakan keakraban dan dan menghilangkan kecanggungan.

2.  Kegiatan Moderator Pada Saat Pelaksanaan Kegiatan

1.      Sebelum berangkat menuju lokasi acara, jangan lupa mengecek seluruh keperluan dan yakini bahwa semua sudah berada didalam satu wadah ( tas)

2.      Hadirlah satu jam sebelum acara dimulai dan langsung berkoordinasi dengan panitia terutama untuk mencek layout tempat, posisi proyektor layar, posisi pembicara, moderator dan peserta serta alat bantu seperti microfon dan lain sebagainya dan tidak kalah pentingnya adalah tempat snack jangan sampai menggangu kelancaran acara, biasanya ditempatkan pada sisi kanan belakang . Kagunaan datang lebih cepat  adalah , jika ada hal hal yang tidak sesuai dan alat batu yang tidak berfungsi,  maka masih ada waktu untuk  menata dan memperbaikinya .Buat kesepakatan komunikasi dengan panitia, terutama bila Anda butuh bantuan hingga membutuhkan panitia untuk maju ke depan menghampiri Anda

3.      Minta kepada panitia agar mempersiapkan tempat khusus pembicara sebelum ia memasuki ruangan, ruangan ini dimaksud kan agar pembicara beristirahan dan mempersiapkan diri ( performance ) .

4.      Meminta kepada panitia agar memperlkenalkan moderator dengan pembicara di ruangn khusus sebagaimana yang diuraikan diatas gunanya adalah untuk menyepakati beberapa hal dan lainya yang dianggap perlu . seperti mengisi  Bio Data atau meminta Bio Data yang sudah disiapkan oleh Pembicara. Mengkonfirmasikan lagi tentang apa yang akan moderator sampaikan sebagai pengantar. Terkadang apa yang disampaikan narasumber berbeda dengan apa yang sudah jadi arahan panitia. Maka hal ini harus dikomunikasikan dengan baik.

5.      Setelah waktunya masuk, moderator mengajak pembicara untuk memasuki ruangan menuju tempat yang sudah ditentukan , usahakan 5 menit sebelum acara dibuka oleh MC . Dianjurkan anda agar memperhatikan susunan acara yang disampaikan oleh MC, guna untuk kontrol waktu.

6.      Setelah MC menyerahkan acara kepada moderator, maka moderator mengambil alih jalannya acara. Langkah awal yang dilakukan adalah mengucapkan salam. Sewaktu mengucapkan salam , tebarkanlah pesona Anda dengan tersenyum serta jangan lupa memandang peserta ; tujuan pertemuan, memperkenalkan penyaji, menentukan waktu dan mekanisme tanya jawab.Khusus perkenalan penyaji anda jangan sampai salah mengucapkan nama pembicara. Terutama untuk nama dengan ejaan lama dan yang memiliki huruf o atau e

7.      Mengundang  Pembicara menyajikan makalahnya . Sebagai contoh :

 “Ibu Ibu  dan Bapak Bapak , untuk tidak memperpanjang waktu maka kita persilahkan  Bapak atau Ibu ……..untuk menyajikan makalahnya dengan judul “……….” Kepada bapak atau ibu kami persilahkan “

8.      Apabila waktunya hampir habis ( biasanya 5 menit sebelum) sampaikan pemberitahuan  melalui kartu yang sudah kita persiapkan .

9.      Jika pembicaranya lebih dari satu, maka selesai pembicara pertama menyampaikan makalahnya maka dilanjutkan dengan pembicara kedua. Sebagai contoh

 “  kita sudah sama sama mendengar apa yang telah dimpaikan pembicara pertama Bapak ………. tentang …..dan untuk selanjutnya kita persilahkan kepada Bapak/ Ibu ………… menyampaikan makalahnya dengan judul ………., kepada Bapak/Ibu ……dipersilahkan .

10.  Selesai pemaparan biasanya dilanjutkan dengan diskusi  dengan mengundang  peserta untuk bertanya terhadap hal hal yang sudah disampaikan .sesuai dengan mekanisme dan kesepakatan sudah di sampaikan pada awal pertemuan tadi. Contoh kalimat

“ Ibu2 dan Bapak2 sekalian dalam sesi tanya jawab ini perlu kami tekankan bahwa sebelum bertanya, silahkan memperkenalkan diri dan dari instansi/ organisasi/ perusahaan mana berasal, baiklah lami silahkan penanya pertama Bapak/Ibu……. “

11.  Setelah penanya menyampaikan pertanyaan atau tanggapanya, sebelum diserahkan kepada pembicara, moderator berperan penting, meringkas pertanyaan, memperjelas pertanyaan dan kapan perlu memotong pertanyaan yang terlalu panjang . Dan setelah itu diserahkan kepada pembicara untuk menjawabnya.

12.  Setelah selesai rangkaian tanya jawab. moderator harus bisa menyimpulkan materi yang telah disajikan dan tentunya tidak lupa jika ada saran saran yang diterima oleh pembicara yang datangnya dari peserta. Ada kalanya kesimpulan tidak diperlukan jika memang forum/acaranya tidak dimaksudkan untuk membuat atau menuju ke arah simpulan tertentu.

13.  Dipenghujung acara adalah menutup sesi ini dengan menyampaikan simpulan dalam bentuk pointer pointer, dan selanjutnya mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan peserta atas partisipasinya dalam acara ini. Sebagai contoh kalimat ucapan terima kasih :

 ” Ibu Ibu dan Bapak Bapak sekalian, mengakhiri pertemuan ini saya ingin mengucapkan terima kasih kepada pendengar yang begitu antusias mengikuti sajian ini. Kepada Bapak/Ibu .........., kami ucapkan terima kasih atas sajian yang menarik dan sangat bermanfaat ”

14.  Jika diagendakan  ada pemberian kenang kenangan kepada pembicara seperti plakat, tanda penghargaan, berikan pada saat acara belum ditutup oleh MC.

Demikianlah tulisan pendek ini , semoga bermanfaat.

Padang, Juni 2010

ARSAL  BAM

Pembina Utama Madya /Nip.050053877